Desk Sharing – Nur ein kontroverses Arbeitsmodell oder die Zukunft der Arbeitsplatzgestaltung?

In der heutigen Arbeitswelt ist Flexibilität der Schlüssel zum Erfolg. Ein Konzept, das sich in den letzten Jahren immer mehr durchsetzt, ist das sogenannte "Desk Sharing". Doch was genau verbirgt sich hinter diesem trendigen Begriff? Ist es die Antwort auf die modernen Anforderungen an die Arbeitsplatzgestaltung im New Work Kontext oder nur ein weiteres kontroverses Experiment?
 

Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing, zu Deutsch "den Schreibtisch teilen", ist ein Konzept, bei dem Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz mehr im Unternehmen haben, sondern sich jeden Tag aufs Neue einen Arbeitsplatz aussuchen. Anstatt jeden Tag am selben Ort und Schreibtisch zu sitzen, können die Mitarbeitenden frei und flexibel zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen auswählen. Heute hier morgen da. Das Konzept geteilter Arbeitsplätze verspricht eine optimale Ausnutzung vorhandener Ressourcen, was gerade in Zeiten von zunehmender Homeoffice-Aktivität sinnvoll erscheint. Auch bedingt durch Urlaub, Krankheit oder Außendiensttätigkeit der Büroangestellten ergibt es sich, dass an manchen Tagen Schreibtische unbesetzt bleiben – Desk Sharing wirkt unbesetzten Arbeitsplätze entgegen, aber verlangt auch eine gewisse Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Belegschaft.

Es wird zwischen drei Arten des Desk Sharings unterschieden:

1. Full Desk Sharing:
   Alle Tische werden geteilt, vom CEO bis zum Praktikanten, vom Keller bis zum Dach.
2. Home Based Desk Sharing:        
   Funktionsnahe Bereiche sitzen in einer Kohorte beieinander und teilen die Tische.
3. Limited Desk Sharing:
   Nur bestimmte Abteilungen / Bereiche teilen die Tische (Anmerkung: Nicht alle Tische sind für Desk Sharing geeignet, z.B. bei Prüfgeräten oder Messgeräten auf dem Tisch).

Kontroverse Gedanken zum Desk Sharing mit PRO und CONTRA

1. Was bedeutet das für die Privatsphäre und was passiert mit den persönlichen Arbeitsunterlagen und Gegenständen?

PRO
Beim Desk Sharing ist eine flexible Arbeitsweise, Anpassungsfähigkeit und Offenheit für Menschen und Umorganisation gefragt. Gegenstände des täglichen Bedarfs wie Stifte, Notizzettel oder Taschentücher können beispielsweise in einer tragbaren „Toolbox“ an den Arbeitsort mitgenommen und abends gemeinsam mit Papierunterlagen wieder in einem Schrank verstaut werden. Je digitaler gearbeitet wird, desto einfacher gelingt das Hopping und fördert generell das papierlose Arbeiten und das Bewusstsein für Nachhaltigkeit.

CONTRA
Ein ständiges Umziehen und die fehlende persönliche Note am Arbeitsplatz können die Privatsphäre und Produktivität beeinträchtigen. Manche Mitarbeitenden könnten Schwierigkeiten haben Ihre Komfortzone und das gewöhntes Arbeitsumfeld mit bekannten Sitznachbarn und jahrelangem erprobten Ordnungs- und Ablagesystem zu verlassen und sich dadurch unwohl und fremd fühlen.

2. Ist der ständige Arbeitsplatzwechsel ein Stressfaktor oder eine Horizonterweiterung?

PRO
Mitarbeitende können ihre Fähigkeit, sich selbstständig zu organisieren und die eigene Arbeit räumlich sowie zeitlich effektiv zu planen, verbessern. Ein Plus an Selbstbestimmung kann bekanntermaßen auch die allgemeine Zufriedenheit fördern und letztlich die Produktivität ankurbeln. Ein wenig Abwechslung kann bei vermeintlichen Routine-Tätigkeiten erfrischend sein und die Perspektive verändern.

CONTRA
Die Suche nach einem freien Arbeitsplatz kann für den einzelnen zu Stress und erhöhtem Zeitbedarf führen. Je nach Persönlichkeiten, Charaktereigenschaften und speziellen Angewohnheiten können sich „Tischnachbarn“ als inkompatibel erweisen und das allgemeine Stress- und Konfliktlevel erhöhen.

3. Leidet die Zusammenarbeit und der Teamzusammenhalt durch eine freie Arbeitsplatzwahl?

PRO
Sich täglich abwechselnde Sitzplatznachbarschaften fördern den Kontakt und die Interaktion zu Kolleg:innen aus verschiedenen Fachbereichen oder je nach Teamgröße auch innerhalb der eigenen Abteilung. Es ergeben sich dadurch tagtäglich Chancen auf einen regen Austausch und Kollaborationen, welche kreative Ideen und neue Sichtweisen ermöglichen können.

CONTRA
Durch sich wechselnde Arbeitsplätze werden Abteilungen unter Umständen räumlich getrennt und können sich so nicht mehr so gut austauschen und direkt abstimmen. Das kann den Teamgeist beeinträchtigen und mitunter auch ausgleichende Maßnahmen wie (zusätzliche) Meetings erfordern.

4. Ist Desk Sharing gerecht?

PRO
„Wer zuerst kommt, mahlt zuerst.“ Diejenigen, die zuerst im Büro erscheinen, haben die freie Auswahl an Arbeitsplätzen – unabhängig vom Rang und Namen. Wenn der Arbeitgeber sicherstellt, dass alle Arbeitsplätze die gleiche vollwertige Ausstattung haben, trägt dies zu einem gerechten Arbeitsklima bei.

CONTRA
Der Mensch ist von Natur aus bequem. Daher bevorzugen manche Mitarbeitenden möglicherweise einen festen, gewohnten Arbeitsplatz zu haben, um sich persönlich zu entfalten und eine gewisse Kontrolle über ihren Raum haben zu können. Mitarbeitende, die in Teilzeit arbeiten oder morgens später anfangen wegen der Zugverbindung oder weil sie ihre Kinder zur Schule bringen müssen, müssen die übrig gebliebenen Arbeitsplätze einnehmen.

5. Ist Desk Sharing in jedem Unternehmen umsetzbar und sinnvoll?

PRO
Bereits digital arbeitende Betriebe mit flexiblen Arbeitszeitmodellen und eventuell OpenSpace-Bürolandschaften sind prädestiniert für Desk Sharing. Durch die flexible Arbeitsplatzverteilung wird generell eine verringerte Anzahl an Arbeitsplätzen benötigt und dadurch können enorm Ressourcen und Bürofläche eingespart werden. 

CONTRA
Unternehmen mit einer hohen Anzahl an evtl. auch kleinen Räumen und die an klassischen Hierarchien und Strukturen festhalten, werden bei dem Modell an Grenzen stoßen. Der Grad der Digitalisierung ist ebenfalls entscheidend. Berge an Papierstapel jeden Tag zu verräumen, führt zu Chaos und Unmut.

Die Zukunft der Arbeit liegt zweifellos in der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, und Desk Sharing könnte ein wichtiger Bestandteil dieser Entwicklung sein. Jedoch sollte es in einem ausgewogenen Verhältnis zur Individualität, der Unternehmenskultur und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden stehen. Es ist wichtig, dass Unternehmen ihre Arbeitsplatzgestaltung kontinuierlich evaluieren und sicherstellen, dass sie den Anforderungen ihrer Mitarbeitenden gerecht wird. 

Bei STREIT gibt es keinen Streit beim Desk Sharing

Als moderner und fortschrittlicher Bürodienstleister ist STREIT mit Desk Sharing bestens vertraut und hat dieses Konzept bereits selbst bei der Neugestaltung der Arbeitswelt im Firmenneubau in Gengenbach berücksichtigt und lebt die wechselnde Arbeitsplatzkultur aktiv. Überzeugen Sie sich selbst und statten Sie uns einen Besuch ab. Wir zeigen Ihnen ganz unverblümt, wie das Home Based Desk Sharing Konzept funktionieren kann!

Stimmen der MitSTREITer (Mitarbeitende von STREIT) zum praktizierten Desk Sharing

„Als Vertriebsmitarbeiter bin ich oft nur stundenweise im Office. Wozu also den ganzen Tag einen Schreibtisch für mich freihalten? Ich bin so mobil und anpassungsfähig, so dass ich ruckzuck wieder Platz für den nächsten machen kann.“

„Ich bin ein Gewohnheitstier und habe Schwierigkeiten mich räumlich anzupassen und bevorzuge es klar, immer denselben Arbeitsplatz zu haben. Da ich aber immer einer der ersten morgens im Büro bin und die Kollegen mich gut kennen und verständnisvoll sind, ist es aber kein Problem immer denselben Arbeitsplatz zu besetzen. Wechselnde Sitznachbarn zu haben, finde ich dagegen ganz nett.“

„Anfänglich war ich wirklich skeptisch, ob das Modell „den Schreibtisch zu teilen“ so praktikabel und stressfrei ist. Aber ja, es funktioniert wirklich einwandfrei. Ich kann von überall aus gleich gut arbeiten und finde es spannend als Marketingreferentin auch mal neben einem Einkäufer zu sitzen und ein bisschen mitzubekommen, woran die Kollegen gerade arbeiten und das ein oder andere Relevante für meinen Aufgabenbereich aufzuschnappen oder direkt nachzufragen.“

Fünf Tipps zur erfolgreichen und harmonischen Umsetzung von Desk Sharing in Unternehmen

1. Gleichwertige technische und ergonomische Ausstattung aller Arbeitsplätze

Gleiches Equipment an jedem Arbeitsplatz sorgt für Gerechtigkeit und vermeidet zudem, dass Mitarbeitende sich an wechselnde Geräte und Ausstattungen anpassen müssen. Alle sollten einen eigenen Laptop und idealerweise ein eigenes Headset, Tastatur und Maus zur Verfügung gestellt bekommen. Zur Grundausstattung des Arbeitsplatzes zählen im Optimalfall außerdem eine Docking-Station bzw. ein Verbindungs-USB-Kabel sowie ein oder zwei Monitore. 

Darüber hinaus sollte jeder Arbeitsplatz ergonomisch und individuell anpassbar sein, um den körperlichen Unterschieden der Mitarbeitenden gerecht zu werden. Höhenverstellbare Schreibtische und Monitore sowie verstellbare Bürodrehstühle sind die Voraussetzung, um insbesondere Haltungsbeschwerden vorzubeugen und die Mitarbeitenden zufrieden zu stimmen.

2. Clean Desk Policy

Ordnung ist das halbe Leben – Was für ein tolles Gefühl, jeden Morgen an einem reinen Schreibtisch ohne erkennbare Altlasten vom Vortag in den Arbeitsalltag zu starten! Mitarbeitende sind dazu angehalten, ihren Arbeitsplatz nach Arbeitsende aufgeräumt, leer und sauber zu hinterlassen. Unterlagen, Ordner, das Notebook und die Tastatur werden ebenfalls verstaut und können am nächsten Tag am neu gewählten Arbeitsplatz wieder installiert werden. Und dies ist auch ganz im Sinne des Datenschutzes, da keine sensiblen Unterlagen mit personenbezogenen Daten frei zugänglich herum liegen! Reinigungskräfte können auf diese Weise außerhalb der gängigen Büroarbeitszeiten die Arbeitsplätze optimal reinigen. Hygiene sind in vielerlei Hinsicht wichtig und tragen enorm zum Wohlfühlen bei. 

 

3. Ausreichend Stauraum 

Es muss genügend Stauraum geben, um Unterlagen und private Habseligkeiten zu verstauen und bei Bedarf auch abzuschließen. Dieser kann in Form von Rollcontainern, Ablagesystemen, Schließfächern oder Schränken realisiert werden. Für Abteilungen mit einem besonders hohen Aufkommen an sensiblen Papierunterlagen wie z.B. das Personal und die Buchhaltung können besondere Vorkehrungen getroffen werden. Auch eine feste Zuteilung der dazugehörigen Arbeitsplätze in der Nähe der Stauräume ist innerhalb des Desk Sharing Konzepts denkbar.

4. Weitestgehend digitale Abläufe

Die flexible Arbeit kann nur dann effizient gelingen, wenn Mitarbeitende unabhängig vom Arbeitsplatz Zugriff auf alle benötigten Ressourcen haben. Dazu müssen beispielsweise firmenweite Cloud-Lösungen, Kollaborationstools und ein Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung stehen. Wenn der Großteil der Arbeit auf einer papierlosen Basis abgewickelt werden kann, stellt Desk Sharing keine Hürde dar.

 

5. Regeln und eine klare Organisation

Für ein angenehmes und produktives Miteinander sollten klare Verhaltensregeln definiert und von allen Betroffenen befolgt werden. Dies betreffen die allgemeine Sauberkeit und Ordnung, die sachgerechte Nutzung der Ausstattung sowie ein respektvolles Verhalten, um die Konzentration der Kollegen nicht zu stören. In größeren Unternehmen können Organisationshelfer wie ein digitales Arbeitsplatzbuchungssystem für die Verteilung und Buchung der Arbeitsplätze praktikabel sein. Hier können freie Plätze kurzerhand von den Mitarbeitenden online eingesehen, gebucht und wieder frei gegeben werden.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                            August 2024