Mit digitaler Archivierung und Dokumentenmanagement zum papierlosen Büro

Papier reduzieren und Drucke vermeiden

E-Mails, Webinare, Cloud-Anwendungen – der Büroalltag wird zunehmend digitalisiert. Dies spart nicht nur Geld, sondern erhöht auch gleichzeitig die Effizienz und die mobile Arbeitsweise. 

Das Büro zu digitalisieren ist der erste Schritt in Richtung der digitalen Transformation Ihres Unternehmens. Hierbei werden Geschäftsprozesse systematisch von Papier befreit – mit dem Ziel der Effizienzerhöhung.

Die Umsetzung bis hin zum digitalen Büro erfolgt dabei nicht auf einmal, sondern besteht aus einem Prozess mit zunehmender Papierreduzierung.

 

Warum ein Büro digitalisieren?

Die Dokumente im Büro zu digitalisieren ist eine nachhaltig sinnvolle Maßnahme für Ihr Unternehmen. Ein papierloses Büro erleichtert Prozesse und erhöht die Effizienz. Mit einer erhöhten Flexibilität kann auch aus dem Homeoffice oder von unterwegs auf Dokumente zugegriffen werden, datenschutzkonform und zugriffsberechtigt.

Ein weiterer Pluspunkt liegt in der Einsparung von Druck- und Beschaffungskosten. Papierlos zu arbeiten ist nachhaltiger, unkomplizierter und kann helfen Kosten zu senken.

Die wichtigsten Tools gegen Zettelwirtschaft

Wir geben Ihnen verschiedene Hard- und Softwarelösungen an die Hand und begleiten Sie auf dem Weg der Digitalisierung Ihrer Dokumentenprozesse.

Hardware

Mit der richtigen Ausstattung lassen sich sämtliche Papiere problemlos digitalisieren. Einen großen Vorteil bietet hierbei die intelligente Texterkennung (oder auch OCR-Erkennung). Diese ermöglicht es, Dokumente und Textpassagen gezielt zu durchsuchen. Eine OCR-Erkennung ist bereits bei vielen Dokumentenscannern und Multifunktionsgeräten im Standard integriert. Auch weiterführende Erkennungs- und Weiterverarbeitungsprozesse arbeiten mit dem OCR-Ergebnis und bilden die Basis für Dokumentenrouting und Workflows.

Software

Die passende Software mit Dokumentenmanagement-System (DMS) ermöglicht die anschließende Integration der Dokumente in die Arbeitsprozesse. 

Mit unseren Softwarelösungen eröffnet sich für Sie eine gestalterische Toolbox, welche sich komplett an Ihre Anforderungen anpasst. Dokumente innerhalb eines DMS werden mit entsprechenden Metadaten versehen, welche z.B. die Zuordnung der Inhalte, Kunden, Ersteller und Berechtigungen im System hinterlegen. 

Wichtige Vorteile eines DMS:

  • Verarbeitung automatisch wiederkehrender Dokumenten- und Arbeitsprozesse
  • Reduktion papiergebundener Arbeitsprozesse
  • Schnelles und automatisiertes Digitalisieren und Archivieren von Dokumenten
  • Verbesserter Datenschutz durch Digitalisierung und Sichtenmanagement
  • Erhöhte Sicherheit mittels Workflow und Freigabeprozessen
  • Gesteigerte Effizienz durch zielgerichtete Dokumentensuche
  • Erhöhte Nachvollziehbarkeit bei Änderungen an Dokumenten

Weitet man das Dokumentenmanagement auch auf Informationen und Inhalte aus, die ohne Dokumentenstruktur vorkommen, ist der Einsatz eines Enterprise-Content-Managements (ECM) sinnvoll. Hier wird noch intensiver auf unternehmensweite Kommunikation und Zusammenarbeit Wert gelegt.

Reduzieren Sie mit uns Ihren täglichen Aufwand im Umgang mit Dokumenten und schaffen Sie sich neue Freiräume. Gerne stellen wir ein auf Ihre Prozesse zugeschnittenes Konzept und unterstützen Sie in allen Bereichen der Digitalisierung.

 

 

Ihre Vorteile im Überblick

Senkung der Ausgaben für Druck und Papier
Erhöhte Effizienz Produktivität der Mitarbeitenden
Volle Flexibilität und unkomplizierte Suche
Datenschutz durch Zugriffsrechte in der Dokumentenablage
Umweltfreundlich durch Einsparung von Holz und Wasser
Weniger Feinstaubpartikel durch Papier und Toner

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Unsere Experten unterstützen Sie gerne auf Ihrem Weg der Digitalisierung. Sprechen Sie uns einfach an!

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Mitja Schmieder, Beratung & Verkauf IT Solutions